Mémoire collective
Des outils connectés. Des mémoires toujours séparées.
Nos outils numériques communiquent de mieux en mieux entre eux. Pourtant, l’histoire du travail reste souvent dispersée.
Car connecter des outils ne signifie pas réunir leurs mémoires.
Aujourd’hui, nos outils sont de plus en plus connectés.
Un document peut être partagé dans une conversation.
Une tâche peut être créée depuis un échange.
Un fichier peut être retrouvé depuis plusieurs applications.
Une notification peut apparaître dans différents espaces.
Tout semble relié.
Et pourtant, lorsqu’on pose une question très simple —
« Où est l’histoire complète de ce projet ? »
— la réponse devient beaucoup moins évidente.
Car connecter des outils ne signifie pas réunir leurs mémoires.
Un même projet peut vivre dans plusieurs endroits
Prenons un projet très concret.
- Une première demande arrive par email.
- L’équipe commence à en parler dans Teams.
- Un document est déposé dans SharePoint.
- Une tâche est créée dans Planner.
- Une précision importante est donnée dans un autre échange.
- Quelques semaines plus tard, une nouvelle version du document apparaît.
Tout fonctionne.
Chaque outil fait correctement son travail.
Mais progressivement, l’histoire du projet se découpe.
- Une partie de l’histoire est dans la messagerie.
- Une autre dans les conversations.
- Une autre dans les documents.
- Une autre encore dans les tâches.
Les outils sont reliés.
Mais leurs historiques restent séparés.
Le problème apparaît quand il faut comprendre le passé
Tant que le projet avance et que tout le monde est présent, cette dispersion peut sembler supportable.
Les personnes se souviennent du contexte.
- Elles savent pourquoi un document a été créé.
- Elles savent qu’une tâche fait suite à une réunion.
- Elles se rappellent qu’une décision importante a été prise trois semaines auparavant.
Mais quelques mois plus tard, la situation change.
- Un nouveau collaborateur rejoint le projet.
- Un responsable reprend le dossier.
- Une décision doit être justifiée.
- Une ancienne version doit être retrouvée.
Une question simple apparaît :
Pourquoi avons-nous fait ce choix ?
Et c’est à ce moment que commence la recherche.
- Il faut ouvrir plusieurs outils.
- Relire des conversations.
- Retrouver des mails.
- Comparer des documents.
- Chercher une tâche.
- Reconstituer l’ordre des événements.
Autrement dit :
le système a conservé les informations, mais il n’a pas forcément conservé leur histoire.
Conserver n’est pas raconter
C’est probablement l’une des grandes confusions du numérique actuel.
Nous stockons énormément d’informations.
- Nous conservons les messages.
- Nous archivons les documents.
- Nous enregistrons les tâches.
- Nous gardons les échanges.
Mais une accumulation d’informations n’est pas encore une mémoire.
Une mémoire devient réellement utile lorsque l’on peut retrouver :
- ce qui s’est passé ;
- dans quel ordre ;
- avec qui ;
- pourquoi ;
- avec quelle décision ;
- avec quel document ;
- et quelle action en a découlé.
Autrement dit, la mémoire ne consiste pas uniquement à conserver des éléments.
Elle consiste à conserver leurs liens et leur contexte.
Une connexion entre outils ne crée pas automatiquement une mémoire commune
C’est ici que le sujet devient important.
Lorsqu’un document est visible depuis une conversation, cela facilite évidemment le travail.
Lorsqu’une tâche peut être reliée à un échange, c’est également utile.
Mais cela ne signifie pas nécessairement que l’ensemble du projet possède désormais une histoire unique.
Chaque environnement continue souvent à conserver son propre historique.
La conversation raconte la conversation.
L’outil documentaire raconte les documents.
Le gestionnaire de tâches raconte les tâches.
La messagerie raconte les messages.
Ce sont plusieurs mémoires qui se côtoient.
L’utilisateur, lui, doit encore faire le rapprochement.
L’utilisateur devient le lien entre les outils
C’est probablement le point le plus important.
Lorsque les historiques restent séparés, c’est l’utilisateur qui reconstitue la continuité du projet.
- C’est lui qui se rappelle qu’un document correspond à une discussion précédente.
- C’est lui qui sait qu’une tâche résulte d’une décision.
- C’est lui qui retrouve le mail qui explique pourquoi cette tâche existe.
- C’est encore lui qui raconte l’histoire à une nouvelle personne.
En quelque sorte, le collaborateur devient lui-même le système de liaison entre les différents outils.
Tant qu’il connaît parfaitement le dossier, cela fonctionne.
Mais lorsque les projets deviennent longs, complexes ou collectifs, cette dépendance devient fragile.
Et si le projet possédait directement sa propre mémoire ?
Il existe une autre manière de penser le travail numérique.
Au lieu de demander :
« Dans quel outil dois-je travailler ? »
on peut commencer par une autre question :
« À quel projet et à quel sujet cette information appartient-elle ? »
Dans cette logique, les messages, les tâches et les documents ne vivent plus comme des éléments indépendants.
Ils deviennent les différentes étapes d’une même histoire.
- Une demande entraîne une discussion.
- La discussion entraîne une décision.
- La décision entraîne une tâche.
- La tâche produit un document.
Et toutes ces étapes restent rattachées au même contexte.
Le projet ne possède plus simplement des informations.
Il possède une mémoire.
C’est le principe de FaceCollectivité
FaceCollectivité a été conçu autour de cette idée simple :
organiser avant d’échanger.
Chaque projet dispose de son espace de travail.
Au sein du SuperCanal, les échanges sont organisés par thématiques.
Chaque échange peut avoir son audience à la carte : privé, sous-groupe ou collectif.
Messages, tâches et documents restent associés à l’histoire dans laquelle ils apparaissent.
Le Canal général, destiné aux communications de l’ensemble du projet, conserve de son côté sa propre mémoire.
L’objectif n’est donc pas seulement de réunir davantage de fonctions dans une plateforme.
L’objectif est différent :
conserver la continuité du travail.
La prochaine étape du numérique n’est peut-être pas de mieux connecter les outils
Nous avons beaucoup travaillé ces dernières années à connecter les applications.
C’était nécessaire.
Mais une nouvelle question apparaît désormais :
où se trouve la mémoire du projet ?
Car une organisation peut disposer d’outils parfaitement connectés tout en continuant à disperser son histoire.
La véritable évolution pourrait donc être de passer :
d’outils connectés entre eux à un travail organisé autour d’une mémoire commune.
Parce qu’au bout du compte, ce que nous devons retrouver plusieurs mois plus tard n’est pas seulement un message, une tâche ou un document.
C’est l’histoire qui les relie.